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Politica Tratamiento de Datos

Política de Tratamiento de Datos Personales

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, INGETRANS S.A.S., en cumplimiento de estas disposiciones, establece la Política de Tratamiento de Datos Personales, garantizando un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos.

Por lo anterior, INGETRANS S.A.S. garantiza los derechos de la privacidad, el buen nombre y el tratamiento de los datos regidos por los principios de legalidad, veracidad, transparencia y confidencialidad.

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
    1. Razón Social: INGETRANS S.A.S.
    2. Domicilio: Itagüí, Colombia
    3. Dirección: Carrera 55 B # 72 A 116
    4. Correo electrónico: secretariagerencia@ingetrans.com
    5. Teléfono: 6042657537 ext 7113
  2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
    La Política de Protección de Datos Personales de INGETRANS se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales, que para INGETRANS sea objeto de Tratamiento como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales.
  3. DEFINICIONES
    1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
    2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
    3. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
    4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sujetas a reserva.
    6. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
    7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
    8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
    9. Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
    10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    11. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  4. PRINCIPIOS
    1. Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
    2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
    3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
    4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
    5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
    6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
    7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
  5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS
    La información que consta en las bases de datos de INGETRANS S.A.S. es sometida a distintas formas de tratamiento como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. La entrega, transmisión o transferencia se hará bajo compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.
    La información recaudada por INGETRANS S.A.S. tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como empresa, así como de los mandatos administrativos. Además, se guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, recursos humanos y el área laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
  6. DERECHOS DE LOS TITULARES
    1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INGETRANS S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a INGETRANS S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esto es:
      La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
      1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
      2. Datos de naturaleza pública;
      3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
      4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
      5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
        Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.
    3. Ser informado por INGETRANS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
    4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
    5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  7. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE
    Toda petición, consulta o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, en aplicación de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
    Empresa: INGETRANS S.A.S.
    Dirección: Carrera 55 B # 72 A 116
    Área encargada: Gerencia
    Correo electrónico: secretariagerencia@ingetrans.com
    Teléfono: 6042657537 ext 7113
  8. MARCO NORMATIVO Y LEGAL
    Las políticas de protección de Datos Personales de INGETRANS se rigen por las siguientes normas de manera interna y externa:
    1. LEY 527 DE 1999:
      Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
      Así mismo introduce el concepto de equivalente funcional, firma electrónica como mecanismo de autenticidad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
    2. LEY 1266 DE 2008:
      Por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
    3. LEY 1273 DE 2009:
      Por medio de la cual se crea y se protege el bien jurídico de la información y los datos personales, se tipifican conductas penales como daño informático, violación de datos personales, acceso  abusivo  a  sistema informático, interceptación de datos informáticos,  hurto por medios  informáticos, entre otras.
    4. LEY 1581 DE 2012:
      Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
    5. DECRETO 1377 DE 2013:
      Por medio del cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012, en relación con la autorización del titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos del titular de la información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad frente al tratamiento de datos personales.
    6. DECRETO 368 DE 2014:
      Por el cual se reglamentan las operaciones mediante sistemas de financiación previstas en el artículo 45 de la Ley 1480 de 2011.
    7. DECRETO 886 DE 2014:
      Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos Personales, el cual se encuentra a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, y donde quienes actúen como  Responsables  del  tratamiento  de  datos  personales,  deberán  registrar  sus  Bases  de  Datos  siguiendo  las  instrucciones de este decreto.
  9. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
    Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. INGETRANS S.A.S. garantizará el derecho a la consulta suministrando a los titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la información del titular.
    Las inquietudes serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Si en ese plazo no se puede atender la inquietud, dentro de este término se informará a la persona, justificando los motivos del retraso y señalando la fecha en que se dará respuesta a la inquietud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
    Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento. Deberán contener toda la información, pues si el reclamo o inquietud está incompleto, se le informará al solicitante, quien tendrá diez (10) días hábiles para corregir y enviar, si la persona no lo reenvía se dará por cancelada la solicitud.
    El documento deberá contener la siguiente información:
    Nombre del titular
    Número de identificación
    Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
    Dirección del titular
    Anexar documentación que desee presentar como prueba
  10. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
    Las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de INGETRANS S.A.S. estarán vigentes a partir del día 24 de Marzo de 2022. La empresa se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
    Las bases de datos administradas por INGETRANS S.A.S. se mantendrán indefinidamente mientras sean necesarias para asegurar el cumplimiento de las obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular.
  11. CONSULTA DE LA POLÍTICA:
    La Política de Protección de Datos Personales debe estar anunciada, presentada y dispuesta en el sitio oficial de INGETRANS, presentando fácil consulta y acceso por parte del público en general.